网盘能存文件，但不能证明档案可信
电子会计档案不是把 PDF、OFD 或图片放进一个文件夹。财务、税务和审计真正关心的是：这份文件从哪里来，是否被改过，和哪张报销单、哪张凭证、哪次审批相关，未来还能不能查到并证明完整。
普通网盘解决的是存储和共享，电子会计档案系统解决的是证据链。两者不是同一个问题。
先判断你只是存资料，还是要做合规归档
| 场景 | 网盘是否够用 | 原因 |
|---|---|---|
| 临时共享资料 | 基本够用 | 只需要多人查看和下载 |
| 保存报销附件 | 风险较高 | 附件和凭证关系容易断 |
| 电子凭证会计归档 | 不够 | 需要原始文件、元数据和四性保障 |
| 审计、税务、内控追溯 | 不够 | 需要留痕、权限、借阅和完整链路 |
如果企业只是小规模临时保存资料，规范命名和权限就能解决一部分问题。但如果涉及电子凭证入账归档、数电票、长期保存和审计调阅，就不能只依赖网盘。
选型时要看“证明能力”
电子档案系统至少要证明四件事：文件是真实来源，归档资料完整，未来可以读取和检索，访问和修改有权限控制。对应到系统能力，就是原始电子文件保存、元数据记录、凭证关联、四性检测、权限留痕、保管期限和借阅审批。
供应商如果只演示“上传文件、按关键词搜索、设置文件夹权限”，这和网盘差异不大。你应该让对方演示一张数电票从接收、报销、入账到归档的全过程，并说明每一步留下了什么证据。
什么时候先改流程
如果企业前端流程本身很乱，比如发票来源不统一、报销附件缺失、会计凭证和业务单据没有编号关系，直接上档案系统也救不了。系统只能接收已有资料，不能自动补出不存在的证据。
更稳妥的方式是先梳理凭证来源和资料清单，再决定系统。哪些资料必须原始保存，哪些资料需要与凭证关联，谁可以借阅，保存期限多长，这些问题说清楚后，系统才有标准可执行。
真正的判断标准
如果未来审计人员问“这张凭证背后的发票、审批、报销单和原始文件在哪里”，企业能在系统里一条链路查出来，电子档案才算有价值。如果只能从网盘里翻文件名，那只是电子文件存储，不是电子会计档案管理。